Guía de junta / Lista de actividades

En algunos grupos se tiene en una lista por escrito de actividades recomendables para cualquier reunión. Puede ser una hoja en una mica e incluso un cartel. Se incluyen algunas actividades, recomendaciones y resguardos importantes de recordar.

La guía de juntas es una lista para recordar o palomear acciones, especialmente para el inicio y final de la reunión, independientemente del tipo de junta y plan de trabajo. Se trata de una serie de recordatorios y recomendaciones, antes que un plan y es común tener otras, por ejemplo para recibir a una persona nueva o dar información a instituciones, profesionales, radio o TV.

En el caso de la guía de juntas, es un apoyo para quienes toman alguno de los roles que implican ayudar a que todos sigan la forma de la reunión. El moderador/a, secretario/a, maestro de ceremonias y otros responsables, con la participación de todo el grupo, siguen la secuencia de actividades y recuerdan, con lo anotado, los asuntos a cuidar.

Con estrategias y materiales como este, se logra que las juntas de trabajo sean además de similares y claras, para hacer un espacio conocido y tranquilo, adecuadas a una misma forma de trabajo en el grupo. Esto facilita las cosas, especialmente para quienes tienen menos experiencia. Sobretodo permite que cualquiera se anime a contribuir. Lo fundamental es que todos colaboren para sostener la reunión.

Sin importar quienes acudieron a la cita, lo primero es que se lleve a cabo. El objetivo es máxima participación antes que eficiencia. Si un guión como este y otros recursos similares permiten que los asistentes se sientan cómodos, para llevar a cabo la actividad, como sea que esto sea, lo importante será haberlo logrado juntos.

El ejemplo siguiente permite reconocer lo que puede llegar a ser parte de una guía de juntas, tanto como de otras listas que faciliten el trabajo.

Ejemplo

• Puntualidad.
• Invitar a los asistentes a iniciar.
• Invitar a los participantes a que se anoten en el pizarrón de responsables.
• Indicar el número de la junta que comienza y leer la declaración de principios.
• Indicar el tipo de reunión y plan de trabajo.
• Ofrecer tiempo a quien tenga algún asunto especial que desee compartir.
• Iniciar las actividades, conforme al plan para la junta.
• [... siguen las actividades del plan de la junta ...]
• Terminada la reunión, leer los avisos y el texto de cierre.
• Invitar al responsable de tesorería a pasar la canasta para aportaciones voluntarias.
• Invitar a un aplauso, para celebrar el fin de la reunión.
• Verificar que se cuenten las aportaciones y queden anotadas en la libreta.