La Bitácora

Libreta de Juntas

“Vine en cero y con la reunión ya es uno. Hasta soñé con el grupo. Me fui de aquí muy satisfecho.”

La libreta de juntas llega a hacerse la memoria histórica y registro de eventos y decisiones, importante en la práctica y simbólicamente, igual que la bitácora de un barco. Regresar a ella permite valorar el camino andado, respetar las decisiones hechas, tanto como aprender e integrar el saber que se produce, por ejemplo cuando se prepara algún folleto informativo sobre el tema y objetivos del grupo.

Datos generales

Los datos generales de cada reunión son lo primero que se suele registrar. Por ejemplo:

• La fecha de la reunión;
• Nombres de pila de los responsables de cada uno de los roles que se acostumbran;
• Número y tipo de reunión;
• El tema tratado;
• Los reportes del tesorero y otros responsables;
• Las decisiones y determinaciones tomadas, por ejemplo en una junta administrativa.

Memoria del grupo

“A mí me movió mucho la experiencia que se comentaba ahorita. Yo sí quiero agradecer que se permitan compartirnos esto, porque es bien doloroso.”

Además de los datos básicos, acuerdos y decisiones, lo que es más importante aún es que se suelen anotar ideas, pensamientos, avances logrados y la sabiduría que se va generando con:

• Comentarios;
• Reflexiones e ideas;
• Propuestas y planteamientos de pláticas y visitantes;
• Versos y pensamientos;
• Dichos y refranes;
• Frases que llegarán luego a ser célebres y parte de lo propio del grupo.

La experiencia que se comparte y la forma de hacerlo hacen de la ayuda mutua una forma de generar un saber nacido de la experiencia que también se registra y pasa a documentos, folletos y otros materiales. Es así que un grupo de autoayuda produce también recursos, con su particular sabiduría, necesarios y valiosos en otros espacios. La libreta o bitácora de juntas es una de las primeras fuentes, con las que lo aprendido dejará de ser efímero en lo que se vaya produciendo ya por escrito.

Formato

Como ejemplo, se detalla adelante el contenido de la portada y páginas interiores, para la bitácora de juntas usada en algunos grupos.

Portada

En este caso particular, la portada incluye solamente los siguientes datos:

• El título: Bitácora de Juntas.
• El nombre y lema del grupo.
• La declaración de principios en un párrafo.
• Un espacio para la fecha en que se inició la bitácora.
• Otro para la fecha en que se terminó la bitácora.

Páginas interiores

Datos generales

En este ejemplo cada una de las paginas interiores incluye espacios para anotar los siguientes datos:

• Número de reunión
• Día y fecha
• Hora de inicio
• Hora de terminación

Datos de la junta

• Tipo de junta
• Tema
• Invitados
• Texto estudiado

Asistentes

En el ejemplo descrito se incluye también un recuadro con renglones suficientes para el nombre de pila de cada integrante que acudió a la reunión.

Roles

Como en otros casos, hay un recuadro con un espacio para el nombre de pila de cada integrante que se hizo cargo de alguno de los roles que se acostumbran para cada junta:

• Moderador
• Tiempo
• Secretario
• Libreta
• Recepción

Tesorería

Típicamente se tiene también un recuadro para tesorería, con espacios para:

• Monto recabado
• Gasto
• Concepto
• Remanente 

Anotaciones

La mayor parte de cada una de las páginas interiores y todo el reverso en ellas se suele reservar para anotaciones adicionales:

• Ideas, propuestas,
• Frases, refranes, dichos,
• Acuerdos, resultados de votaciones, pendientes,
• Planes, proyectos, compromisos
• Pensamientos, cuentos, metáforas, poemas, fábulas,
• Narraciones y otros textos que el responsable de la libreta decide escribir o que se le solicita anotar y hasta se le dictan,
• Copia escrita de parte de lo que se dijo en la junta, sin nombres pero generalmente incluyendo lo que al responsable de la bitácora más le llamó la atención o que se le solicitó anotara...

Disponible en la sección de descargas

Entre los recursos disponibles en la sección de descargas de este sitio se encuentra un archivo de Word con un formato genérico para una bitácora de juntas de muestra. Puede bien ser modelo para diseñar una adecuada para un grupo en particular. Haga clic en Inicio arriba y luego en Descargas en el menú.